CASO PRÁCTICO

Outsourcing Transformation

Caso práctico: AA.PP. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Enfoque

Externalización de la gestión global de Comunicación Impresa alcanzada mediante Concurso Público en UTE, dando servicio a los distintos organismos en  las áreas de gestión documental, impresión y encuadernación de sentencias.

Problemática

Cada funcionario de cada organismo gestionaban el encargo/peticiones de forma autónoma para cubrir sus necesidades y bajo demanda.

Existían más de 1.500 referencias de más de 400 modelos distintos atendiendo a diferentes tamaños, colores, tipografías y acabados obedeciendo a criterios individuales mantenidos por costumbre y generando multitud de pedidos directos de cada juez, funcionario, etc,.. a imprentas distintas.

El mayor problema de esta operativa no es sólo el descontrol de costes provocado por la individualización de cada solicitud sino la falta de criterio de uniformidad en diseños, formatos, gramajes, etc,.. que unificados mejoran ambos aspectos optimizando procesos y costes de toda la actividad.

 

Implementación

Consultoría cuantitativa y cualitativa con el objetivo de unificación de criterios de compra que llevaran a obtener beneficios en la operativa y como consecuencia, en la reducción de costes.

Mejora de la gestión de sistema de pedido y servicio posterior de todos los elementos mediante el establecimiento de un sistema programado de pedidos periodificados (quincenales), racionalizando los procesos internos de los distintos organismos.

Control general/global de los trabajos.

Establecimiento de normas de actuación en el punto de origen de las necesidades de Producción.

Sistema de compra globalizado introduciendo criterios de uniformidad en todos los aspectos de los elementos producidos.

Unificación de criterios meramente productivos como es la compra de papel, unificación de formatos y acabados (troqueles, hendidos, plegados, perforados,etc..)

Unificación de imagen general en materiales y normas de actuación.

Optimización de criterios de Producción haciendo agrupaciones de tiradas y reduciendo drásticamente el número de arranques de máquina en el panorama general de esta Comunicación Impresa.

Actividad permanente de servicio en Publishing aportando una propuesta de identidad corporativa común por familias de impresos afectando a tipografías, tamaños, diseño, maquetación y utilización de elementos gráficos como son los escudos del Estado y del propio Ministerio.

Recepción de la mercancía en solo punto de distribución.

 

Beneficios/resultados

Beneficio económico directo  de un 37% de mejora sobre la producción anterior. No están incluídos criterios de aprovechamiento de tiempo dedicado anteriormente a esta función por el personal funcionario.

 

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