CASO PRÁCTICO

Consultoría Cuantitativa, Cualitativa, Reingeniería de elementos y procesos

Caso práctico: SECTOR BANCA Y FINANZAS

Enfoque

Desarrollo de un estudio completo en todas sus fases de un proyecto de RCA (Reducción de Coste Acelerada) actuando bajo criterio de análisis de Consultoría de Costes.

Dicha Consultoría da respuesta al objetivo de mejora que se plantea la Dirección de Eficiencia de la entidad como necesidad de ajuste que será implementado a través de la Dirección de Compras.

En fase posterior se plantea aportar un servicio de Consultoría Cualitativa y Cuantitativa sobre los procesos y elementos que comprenden la Comunicación Impresa y
Producción Gráfica que desarrolla el Departamento de Comunicación de la entidad.

Contexto

La actual situación económica general del país y la particular de la entidad incide directamente en la necesidad de búsqueda de mejoras tendentes a la reducción de costes.

El Departamento de Compras, establece un doble objetivo para llevar a cabo el proyecto: aumento de la Eficiencia en la compra y gestión de la Comunicación Impresa y
Producción Gráfica de la organización y en consecuencia, mejora de costes en la categoría del gasto mencionada.

La mejora de la gestión implica la revisión del papel de cada actor en el proceso, por lo que se han de tener en cuenta las mejoras en los sistemas internos que favorezcan la gestión de compra por parte de los generadores del gasto.

Igualmente se consideran revisables los conceptos de control general, stocks, distribución y facturación.
Los departamentos fundamentalmente involucrados en el proceso, son Comunicación y Marketing como generadores del gasto y Compras como contratador al servicio
de ambos.

Dirigido al Departamento de Comunicación de la entidad, generador de todas las acciones y elementos que componen la comunicación interna y externa de la organización.

Identificación de las oportunidades de mejora relacionadas con el elemento en sí, los procesos y la explotación de nuevas tecnologías analizando todo ello para  mejorar en costes esta categoría del gasto.

Consultoría Cualitativa: revisión y análisis de la información, redefinición de las características y mejora de eficacia en la fabricación ( unificación de criterios en soportes y formatos, optimización de tiradas, determinación de características, calidades, modelos, sistemas de producción y volumen por elemento), identificación de áreas de oportunidad y mejores prácticas (establecimiento de vectores de ahorro, reingeniería del elemento, propuesta de nuevos materiales y soportes I+D), benchmarking de compras para identificar ahorros, generación de entregable Value Report y recomendación de proveedores idóneos.

Consultoría Cuantitativa: revisión y análisis de la información (características técnicas, formatos y materiales, tiradas y procesos asociados); mejorar la eficacia de la fabricación (optimización de tiradas, sistemas operativos idóneos); Identificación de ahorros (benchmarking de compras), identificación de ahorros (definición de proveedores idóneos evaluando turnos ociosos, ámbito de la compra); generación del Value report y recomendación de proveedores idóneos según el elemento a producir.

Mejora en el seguimiento y control de los sistemas de compras por el uso de plataforma web puesta a disposición de la entidad.

Mejora en el control particular de elementos a producir, características técnicas, stocks, distribución, compra y coste de los mismos.

Actividades
Primera etapa

Con un planteamiento de técnica consultiva orientada hacia la mejora en costes, se desarrollaron tres distintas fases (primer análisis de costes y dos revisiones parciales posteriores) de análisis en procesos, sistemas de trabajo y costes.

Desarrollo de un amplio benchmarking de proveedores idóneos de ámbito nacional en función de sus necesidades aportando mejora de resultados atendiendo a niveles de calidad, servicio, capacidad logística.

Optimización de procesos.

Puesta en marcha de propuestas de mejora en fases de compra de materia prima y selección de soportes idóneos con criterio de reducción de costes manteniendo altos niveles de imagen y calidad.

Selección de sistemas de impresión idóneos con respecto a la características de los elementos a producir.

Creación de extenso y completo Tarifario de elementos diseccionados por escalado de tiradas.

Creación de un completo informe de calendario de producción pormenorizado por cada elemento a producir y destinado a completar la información básica de compras a manejar por los usuarios.

Diseño y puesta en marcha de herramienta de e-procurement creada ad-hoc y dirigida a los departamentos de Comunicación y Marketing como usuarios y al de Compras como gestor de la categoría.

Creación de un Comité de Gestión de la operativa de compras en el que intervienen representantes de la entidad y la Consultora.

Segunda etapa

Desarrollo de programa general de Cost Controlling implementado dentro de un ámbito de la Consultoría Cualitativa y Cuantitativa.

Centralización de la categoría del gasto, los servicios y la gestión en general aportando beneficios directos de reducción de costes.

Aportación de beneficios indirectos a la organización optimizando la dedicación del equipo de sus departamentos de Comunicación y Marketing a labores de mayor valor para la marca, depositando la gestión en manos expertas de una compañía especializada en esta categoría.

Diagnóstico de la situación actual y propuesta de mejora en elementos y procesos intervinientes, facilitando la toma de decisión óptima.

Actualización de la actuación acorde con los nuevos avances tecnológicos.

Revisión de los costes originales del proyecto y determinación de ahorro potencial.

Conversión de costes fijos en variables.

Reinversión/Retorno del presupuesto no consumido por la mejora de costes.

Reducción del tiempo de dedicación del equipo en tareas asumidas por una compañía experta y especializada.

Beneficios/resultados

Rentabilidad de la compra en la primera fase del estudio cifrada en un 21, 06% de ahorro sobre la producción del ejercicio anterior auditado.

Rentabilidad acumulada en las tres fases completas del estudio 36% de ahorro

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